1. Правовая основа для мониторинга сотрудников
2. Допустимость использования мониторинга почты сотрудников
3. Другие формы мониторинга сотрудников
4. Обязанности работодателя, связанные с использованием мониторинга

Автор: Малгожата Йодловска Дата: 16 октября 2018

Мониторинг сотрудников - как с помощью камер, так и информационных систем - на сегодняшний день является областью, не регулируемой польским законодательством. RODO ускорил предмет регулирования этой области польским законодателем. Наряду с RODO вступил в силу польский закон о защите личных данных, в том числе изменение положений трудового законодательства. Трудовой кодекс был расширен, чтобы включить в него положения, касающиеся видеонаблюдения на рабочем месте, мониторинга деловой электронной почты и других форм мониторинга сотрудников.

Что связывает контроль сотрудников, например, с помощью мониторинга деловой электронной почты или отслеживания местоположения автомобиля компании с помощью GPS и обработкой персональных данных? Согласно определению, выраженному в ст. 4 пункт 1 RODO, персональные данные - это вся информация об идентифицированном или идентифицируемом физическом лице. В случае работодателя субъект данных - работник - будет идентифицированным лицом, а информация о нем, полученная в результате проверки, будет представлять собой личные данные.

В определении прямо говорится, что категория персональных данных включает, в частности, данные о местонахождении, а также один или несколько факторов, определяющих физическую, физиологическую, генетическую, психологическую, экономическую, культурную или социальную идентичность физического лица. Эти факторы могут быть результатом других форм мониторинга сотрудников. Например, отслеживание местоположения служебного автомобиля может быть основанием для получения информации о том, как сотрудник управляет транспортным средством. Однако использование биометрии для контроля доступа работников к особо охраняемым территориям на рабочем месте будет включать обработку информации об их физиологических факторах.

Правовая основа для мониторинга сотрудников

На основании ст. 111 Закона от 10 мая 2018 года о защите персональных данных в Трудовом кодексе были добавлены два положения:

• Ст. 222, в которой указаны не только условия допустимости видеонаблюдения на рабочем месте, но и рекомендации для работодателей, применяющих различные формы мониторинга сотрудников, в виде: формы, определяющей объем, цель и метод мониторинга, период хранения данных во время мониторинга, информационные обязательства перед сотрудниками - а в некоторых случаях и третьим лицам,
• Ст. 223, который регламентирует использование сотрудниками мониторинга электронной почты и других форм мониторинга.

Допустимость использования мониторинга почты сотрудников

Когда дело доходит до мониторинга электронной почты, оно основано на искусстве. 223 § 1 ТК РФ, основанием для его применения является необходимость обеспечения:

• организация работы, позволяющая в полной мере использовать рабочее время,
• правильное использование рабочих инструментов, предоставляемых работнику.

Это означает, что работодатель может на законных основаниях контролировать деловую почту сотрудников, только когда они могут полагаться по крайней мере на одну из вышеупомянутых причин.

Обеспечение организации работы, обеспечивающей полное использование рабочего времени, может быть связано с контролем, если сотрудник не получил слишком много задач, которые он не может выполнить в данный момент времени. Поэтому мониторинг электронной почты сотрудника в этой области послужит надлежащему разделению обязанностей на рабочем месте.

Обеспечение надлежащего использования рабочих инструментов, предоставляемых сотруднику, включает, например, контроль за тем, не использует ли адвокат торговое оборудование для личных целей или не использует запрещенные веб-сайты или другие сайты, которые не выполняют служебных обязанностей.

Запрет на нарушение конфиденциальности переписки

Есть еще одно условие допустимости мониторинга электронной почты сотрудников. Согласно ст. 223 § 1 Трудового кодекса, контроль почтовых ящиков работников не может нарушать:

• секрет переписки,
• другие личные права работника.

Обязательство сохранять конфиденциальность переписки в деловых отношениях может вызвать практические сомнения. Трудно говорить о секрете переписки в области электронной почты, связанной с выполнением работ по требованию работодателя. Тем не менее, запрет на нарушение переписки в первую очередь касается личных писем, отправленных с официального почтового ящика. Этот запрет означает, что если работодатель находит личную корреспонденцию сотрудника в ящике для обслуживания, он не может прочитать ее полностью. Запрет работодателя на нарушение тайны переписки применяется даже в том случае, если трудовые нормы запрещают использование служебной почты в личных целях и работник не соблюдает ее.

С точки зрения сотрудника, лучшее решение, по-видимому, заключается в том, чтобы не использовать деловую электронную почту в личных целях, и, если это необходимо, пометить сообщение, например, в заголовке, чтобы работодатель не открывал такую ​​переписку.

Запрет контроля личной почты сотрудника

Есть еще один запрет на нарушение переписки работника. Работодатель не может контролировать личную учетную запись электронной почты своего сотрудника, даже если он будет использовать ее с бизнес-оборудованием.

Не существует правовых оснований, которые бы оправдывали такие действия. Кроме того, это было четко указано в руководстве, выпущенном 4 октября 2018 года президентом Управления по защите личных данных: «Защита персональных данных на рабочем месте. Руководство для работодателей ».

Другие формы мониторинга сотрудников

Вышеупомянутые условия допустимости мониторинга электронной почты применяются соответственно к другим формам мониторинга сотрудников. Пункт 4 статьи 223 Трудового кодекса, в котором указаны другие формы мониторинга, включает, в частности, мониторинг с использованием новых технологий, например, биометрии или GPS. Это положение также будет зависеть от контроля рабочего телефона сотрудников в рамках интервью и SMS-сообщений, отправляемых с телефона.

Обработка биометрических данных работодателем

Работодатель может обрабатывать биометрические данные сотрудника только в особо оправданном случае. Такие случаи включают в себя необходимость ограничить доступ к местам, где работодатель может требовать специальных прав из-за коммерческой тайны или профессиональных навыков, необходимых для входа в охраняемые районы.

В свою очередь, вопреки принципу пропорциональности, это будет эксплуатация биометрические технологии для учета рабочего времени сотрудников , В соответствии с руководящими принципами PUODO, работодатели не могут проверять присутствие сотрудников, например, обязывая их представлять свои отпечатки пальцев, чтобы каждый раз идентифицировать их.

Мониторинг местоположения сотрудников

Такие устройства, как телефоны и другие электронные устройства, которые работник получает от работодателя, а также служебные автомобили могут быть оснащены GPS-локаторами. Запрещено полностью контролировать рабочее оборудование работника. Например, вы не можете отслеживать местоположение работника после окончания рабочего дня, чтобы получить дополнительную информацию о нем. В соответствии с принципом защиты данных по умолчанию на любом таком оборудовании, которое передается сотруднику для служебного пользования, должна быть установлена ​​частная установка по умолчанию, чтобы полная информация о местонахождении сотрудника не всегда была у работодателя.

Обязанности работодателя, связанные с использованием мониторинга

В сфере регулирования электронного мониторинга работника по электронной почте и других форм мониторинга они применимы Положение о видеонаблюдении (Статья 223 § 3 и 4 Трудового кодекса). Информационные обязательства работодателя такие же, как и у работодателя в случае видеонаблюдения.

Работодатель, который хочет внедрить мониторинг, должен определить его цели, сферу применения и способ применения мониторинга. Эта информация должна быть предоставлена ​​в соответствующем внутреннем акте работодателя: коллективный договор, правила работы или уведомление работодателя, в зависимости от того, охвачен ли работодатель соглашением или обязан разработать правила работы.

Информация о введении мониторинга электронной почты или другой формы мониторинга предоставляется работодателем не позднее, чем за 2 недели до его запуска, а новым сотрудникам - каждый раз, прежде чем им разрешают работать.

Данные, полученные в результате мониторинга сотрудников, могут обрабатываться в течение максимум 3 месяцев с даты их приобретения, если они не являются или не могут являться доказательствами в ходе разбирательств, проводимых в соответствии с законом.

Обязательство проводить оценку воздействия обработки для защиты данных

Мониторинг электронной почты сотрудников, а также другие формы мониторинга сотрудников будут включать использование новых технологий, в частности ИТ-систем, используемых для контроля сотрудников. Этот тип обработки данных часто сопряжен с высокими рисками для прав и свобод субъектов данных.

Каждый работодатель, который решит широко контролировать работников перед его использованием, должен будет рассмотреть вопрос о том, подлежат ли они обязательствам по ст. 35 род. Администратор обязан выполнять оценка влияния запланированных технологических операций для защиты персональных данных перед обработкой, когда данный тип обработки (в частности, с использованием новых технологий) в силу своего характера, объема, контекста и целей может вызвать высокий риск нарушения прав или свобод физических лиц.

Для администраторов должно быть указано, подлежат ли запланированные операции обязательству проводить оценку воздействия обработки. сообщение на этот счет, выпущенное президентом Управления по защите личных данных ,

Похожие

Комментарии